「できない」を「できる」にする、行動ベースの「タスク」に落とし込む方法

なぜ「できない」のか？

みなさんは何か目標や目的をやり遂げようとした時、どのように立ち向かいますか？

• 調査、調査、とにかく調査！
• 夢を広げて思考して妄想してウフフ・・・
• 目標達成までの計画を細かく立てて、予定通りに進めば絶対に上手くいく！

また、達成できなかった時はどのような状態でしたか？

• 慎重にずっと思考を繰り返してしまった
• 取り敢えず始めてみたけど、立ちはだかる壁に対応できなかった
• 計画通りにいかなくて、モチベーションが下がってしまった

私は過去、上記のどれかに当てはまって、様々な目標を達成できませんでした。

調査はし過ぎても意味がありません。
また妄想ばかりで行動していなければ何も得ることはできません。
そして、計画は手の届く範囲だけに留める方がモチベーションが高く保てます。

何をやっても続かない。できない。成果が出ない。と悩んでいる方は、今回の内容が役に立つと思います。ぜひ何か1つでも達成してみていただきたいです。

「タスク」ってなに？

タスクという言葉に聞き慣れない方もいらっしゃるかと思います。
タスクとは、仕事や職務、課題を意味する「Task」のことで、何かしらの作業を指す用語として使われていますが、ニュアンスの点で範囲がとても広く、現場やシーンによってその内容が変わる事が多い言葉です。

ですので、ここでは「タスク」とは「1つの行動」のこととします。

イメージが難しいので、家事の「洗濯」を例に用いてみます。

• 外に干すので天気予報で晴れの日を見つける
• 洗濯機で洗濯物を洗う
• 干す
• 取り込んで仕舞う

この行動1つ1つがタスクです。

最初、慣れない内は「洗濯をする」というタスクを設定してしまいがちですが、実はこんなに分解できます。もっと細かく分解する人もいるかもしれません。

個数は人それぞれでいいです。
大切なのは、「やり遂げられる量に分解する」ことです。
無駄に多いと面倒になってしまいますし、少なすぎると途中で挫折してしまいます。
自分にとって心地良い、適切なタスク量を設定しましょう。

行動ベースのタスクの作り方

私なりの行動ベースのタスクの作り方を紹介します。
私は1つのタスクを1回の作業で行う量で分解しています。

直近、達成した目標を例に出します。

私は外に出ることが面倒になりがちで、読み切ったら古本屋へ持って行こうと思っていてもなかなか実行できません。ですので、私は1冊の本に向き合う時、下記のようなタスクを設定します。

1. 書籍「○○」を読み切る
2. （必要に応じてノートにまとめたりするタスクを追加する）
3. 書籍を現物として手元に残すか判断する
4. 書籍をデジタル化する
5. 手元に残さない場合は古本屋に持って行く

まだタスク作成に慣れていない頃、私は「○○を読む」しかタスクが作れませんでした。
しかし、それでは読み終わった書籍を数日経ってもデジタル化をしなかったですし、その後に古本屋に持って行く頃には10冊くらい溜まってから持って行ってしまいました。

私が作った「○○を読む」タスクで、誰もがデジタル化と古本屋に持って行くことをセットで行動できるでしょうか。きっと読んで終わりです。

先に並べた5つのタスクは、私がだらけてしまいがちなタイミングで区切ったものです。これより細かくしてしまうとタスク管理が面倒になってしまって、タスク化することを辞めてしまうでしょうし、これより少ないと、合間でだらけてしまってタスクを解消できないのです。

ここでのポイントは「行動」で書かれている事と、1つずつの行動が達成可能だと感じられる状態になっている事です。

まだ確定していない未来を予想したタスクの作成は時間の無駄

「じゃあ目標達成までの行動を全部タスク化して並べておけばいいね！」

そう思った方、時間が勿体ないのでやめましょう。

タスクは、目標の最初の一歩から既に見えていてほぼ確定している未来の分だけ作成するようにしましょう。確定しているタスクまででいいのです。

不確定なタスクを作ってしまうと、その手前のタスクで予定外の結果が出てきて、手法を変えなければならないという状態に陥った時、後ろのタスクを修正しなければならなくなります。タスクは企画書ではありませんので、方針は企画書で十分なので、タスクは今自分が取る行動をリスト化しておくだけに留めることで、無駄にタスクが目に付く事もなく、目の前の事に集中できるようになります。

タスク管理に使っているアプリケーション「Notion」

私はタスクの管理にNotionというアプリケーションを使用しています。
このNotionにあるボード機能を使用してステータス毎にタスクを分類して管理しています。

2022年の半年間では278件のタスク消化。
2023年の1～4月ではタスク管理が上手になってきたのか、既に364件のタスクを消化できています。

一人で使う分には無料プランで十分事足ります。

ノウハウについても、別ページを作成してそこに記録を残したりすることもできますし、スマートフォンにも対応しているので、外で確認したくなった時もサクッと見られて便利です。

私はたまたまいくつかのアプリケーションで比較してNotionに決めましたが、タスク管理のアプリケーションはたくさんありますので、ぜひみなさんも検索して比較検討してみてください。

タスク管理は難しくない。苦手から得意にはなれなくても、普通くらいにはなれる

タスク管理に限らず、「○○が苦手」という人は、今までその訓練をする必要がなかっただけです。

私は33歳の時、エンジニアからディレクターに移行した際、現場の引き継ぎの先輩に月次のデータ集計を任されました。先月の完成品を渡され、集計元になるCSVというファイルを受取、手順書通りにやって欲しいと言われたのですが、その手順書に「VLOOKUPで集計」という文字があり、Excelの「VLOOKUP」が分からないと伝えたら「そんなのも知らないの？」と鼻で笑いました。

私はHTMLやCSSやJavaScriptというプログラミング言語を中心に仕事をしていたため、Excelで集計をするような仕事はしたことがありませんでした。たったそれだけの事を、その先輩は笑ったのです。

最初は誰だってできない所から始まります。

最初から足し算や掛け算が出来ていましたか？
練習しますよね。
同じ事です。

知らない事は知ればいいのです。
「聞くのは一瞬の恥、聞かぬは一生の恥」です。

結局何が言いたいかというと「苦手でも問題ありません」ということです。
タスクを用いるようになると、ものすごい量をこなしていくことになります。

日々ちゃんとタスクに向き合っていれば、得意にはならなくても「苦手→普通」くらいにはなります。
さらに、このタスク管理は誰に見せるものでも、誰かに評価されるものでもありません。あなたが目標に向かって進むことができれば、それが正解です。

まとめ

タスクは成果や項目ではなく「行動」でつくること。
そして目標は「行動」の積み重ねの先にあります。

最初は「気付いたら項目になってしまった」「気付いたら成果になってしまった」など上手くいかないかもしれませんが、誰に見せるわけでもありません。

タスクは自分の行動を管理するためのものです。
どんどん失敗して、改善して、自分の気持ちいいタスク量・タスク管理方法を探していきましょう！